מענה אוטומטי

מהו מענה אוטומטי וכיצד תורם לשיפור הקשר עם הלקוח

אין ספק ולא מעט מנהלי מרקום העוסקים בניהול הפרסום ומנהלי שיווק טוענים כי עולם האינטרנט אשר הביא עמו את המושג "קנייה אונליין", הפך את תהליך רכישת המידע, מוצרים ושירותים לתהליך פשוט יותר, אך בכל הקשור לנושא חווית קניה, מענה אנושי באינטרנט לוקה בחסר.

מסיבה זו מומלץ לכל בעל עסק באינטרנט לחשוב כיצד לספק ללקוח מענה מהיר ואנושי עד כמה שניתן במטרה לחפות על היעדר נציג אנושי.

אם הגעתם למצב שלתיבת הדואר שלכם מגיעות מאות או אלפי פניות ביום, מצבכם מצוין מצד אחד שכן פניות מועילות בכמה נושאים:

• קלת פידבקים חיוביים או שליליים על מוצרים / שירותים.
• קבלת הצעות ייעול לאתר וכיצד ניתן לשפר את חווית הגלישה בו.

 אך מצד שני, האם אתם באמת ערוכים לקבל כמות פניות גדולה מאד ועדיין להיות מסוגלים לנהל את העסק?

מזכירה במחיר מוזל

הפתרון המומלץ שלא ינגוס לכם בכיס, מה עוד שבדרך כלל ניתן בחינם בחלק גדול ממערכות הדואר והאינטרנט, הוא התקנת מענה אוטומטי – Auto Responder. פתרון זה היא בעצם פונקציה אשר מטרתה לענות באופן אוטומטי להודעות הדואר שמגיעות, כלומר מענה אוטומטי לפניות הלקוחות ללא הצורך במנהל פיזי.

יתרונות

מענה אוטומטי להודעות מהאתר הוא יתרון גדול כשלעצמו, אך מלבד זאת נוכל לומר כי ישנם יתרונות נוספים שכדאי להזכיר.

• העברת מסרים – באמצעות מענה אוטומטי ניתן לשלוח לכל לקוח המבצע פעולה מטופס התקשרות, הודעה עם מסר מסוים, מחירון, מבצע, בונוס על רכישה, טלפונים שמומלץ לזכור עבור שירות ועוד.
• קשרי לקוחות – שימור הקשר עם הלקוח באמצעות מסרים ופרסום תורם גם לשימור המותג.

כיצד זה עובד

מענה אוטומטי להודעות היא האופציה שיכולה לעבוד בשתי שיטות עיקריות.

1. מענה אוטומטי בתיבת הדואר - מענה אוטומטי לדואר היא פונקציה אשר מוטמעת על גבי שרת אחסון האתר כחלק מהטכנולוגיה הניתנת על ידי ספק האחסון. אם הנך מנהל את האחסון בעצמך, תוכל למצוא את האופציה בפאנל הניהול.
2. מענה אוטומטי לטופס התקשרות - מענה אוטומטי לטפסים באתר היא היכולת של האתר להגיב אוטומטית לפעולות המתבצעות באמצעות טפסים באתר.
   • לאחר צור קשר – מענה אוטומטי לטופס צור קשר הנשלח מן האתר.
   • לאחר רכישת מוצר או שירות – מענה אוטומטי לאחר אישור רכישת מוצר ו/או שירות באמצעותו ניתן להוסיף גם פרטים נוספים כגון מבצעים, בונוסים, הוראות הפעלה וקישורים אחרים למידע רלוונטי.

חתימה אלקטרונית אוטומטית

אם כבר החלטנו להשתמש במענה אוטומטי להודעות, כדאי שנעצב לנו גם חתימה ופרטים נוספים שיצורפו למענה.

חתימה אלקטרונית דומה מאד לכרטיס ביקור ויכולה להכיל פרטים דומים:

• שם מלא
• התפקיד בחברה
• שם החברה
• לוגו החברה
• טלפון / פקס
• אימייל
• כתובת האתר
• הודעה קצרה או סיסמא.

ככל שיותר לקוחות פוטנציאליים ורשמיים ייחשפו לחתימה האלקטרונית, כך זה יתרום לחיזוק המותג. מומלץ בלי קשר לאתר האינטרנט כי חתימה אלקטרונית תותקן בקרב כל עובדי החברה גם בתוכנת הדוא"ל המקומית.

אורך השורה המומלצת בתוכן המענה האוטומטי היא לא יותר מ-80 תווים ולא מומלץ להכניס יותר מ-8 שורות לחתימה. מענה אוטומטי להודעות יכול לשמש למגוון נושאים נוספים כמו שליחת טיפים שבועיים ללקוחות, הצגת מדריכים וקורסים בנושאים מסוימים ועוד.

אם ספק האינטרנט שלך ו/או האתר שלך אינו מסוגל לייצר מענה אוטומטי, ניתן למצוא פתרונות כאלו על ידי חיפוש בגוגל או באחד ממנועי החיפוש האתרים. ישנם אתרים רבים המציעים פתרונות לצד הוראות ההתקנה.